A Gestão por Processos submete as pessoas a uma reflexão quanto ao andamento das atividades e gera empatia com relação aos usuários dos serviços. O papel do Escritório de Processos é implantar as mudanças e fazer com que os envolvidos compreendam a importância das ações, aumentando a satisfação durante o processo de transformação.

Ao utilizar esse método a organização passa a ser a protagonista de sua própria evolução por meio da ação, vendo uma oportunidade de crescimento e inclusão de novos aprendizados em um momento delicado. A equipe torna-se mais evoluída e responsável por sua própria mudança, e com isso se responsabiliza pelos seus resultados.

Em época de crise, seja ela econômica, ambiental ou social, as ações de redução são demandadas a todos os setores, afetando diretamente a rotina do cidadão. O capixaba está passando por um racionamento de água, que demanda, por exemplo, redução no tempo de banho e reutilização de água da lavadora de roupa. São pequenas ações diárias que somadas visam grandes resultados, pois tendem a mudar a cultura e a tradição do uso dos recursos hídricos. É nesse cenário de crise que o individuo passa a entender a necessidade da mudança.

Qual a relação deste momento de mudança com a Gestão por Processos?

Alterar os processos engloba mudança da cultura organizacional, o que às vezes resulta em discordâncias, conflitos e resistências. Entretanto, em tempos de redução de gastos os procedimentos precisam ser repensados para a nova realidade, sendo necessário passar por um caminho diferente, caminho esse que pode conter pedras que dificultam a caminhada.

E por que precisamos interferir na vida das pessoas e causar este incomodo?

Os momentos de maior crescimento são originados em circunstâncias que inicialmente são desconfortáveis, sendo que estas situações fazem o indivíduo repensar sua rotina e mudar a cultura de utilização dos recursos disponíveis. Essa reflexão “abre” a mente para novas ideias e cria a oportunidade de aplica-las para a resolução dos problemas.

Assim como hoje em dia não sentimos necessidade de “revelar” as fotos, também podemos transformar nossas ações para aumentar a informação digital na organização.  Esta foi uma das ideias que resultou na redução da quantidade de papel gerado no DER-ES por meio das cópias em mídia digital. Trata-se de uso da criatividade mitigando problemas sem nenhum grande investimento. Para ler mais sobre o caso do DER-ES, acesse boas práticas no menu do site.

Refletir sobre nossas próprias atividades diárias não é fácil, principalmente quando isso deve ser feito em comunidade, pelo fato das pessoas pensarem diferente. Porém, o incomodo inicial passa, as pessoas acostumam com os novos procedimentos e os resultados começam a surgir. Para isso é preciso preparação, treinamento e abertura para o diálogo.

Após um ano de implantação das instruções normativas no DER-ES, estamos colhendo os resultados e assistindo a uma transformação cultural. Ainda temos um grande caminho a percorrer e precisamos incentivar outras organizações a implantarem esta mentalidade, pois esta organização só alcançará os melhores resultados com a cooperação de outras instituições.

Toda pequena ação faz parte de uma grande transformação.

Sobre a autora:

Mônica Nogueira

Engenheira de Produção, MBA em Gerenciamento de Projetos e Mestranda na Engenharia Civil. Atua na implantação do Escritório de Processos do DER-ES. Multiplicadora da Disciplina de Gestão por Processos na Escola de Governo (ESESP).