Gerenciamento de Processos

Fortalecimento da Rede de ELPIs por meio de partilha de experiências

Mon, 26 Apr 2021 13:50:00 GMT

Nos dias 13 e 20 de abril foram realizadas reuniões entre os integrantes do Escritório Central de Processos, ECP, e Escritórios Locais de Processos e Inovação da Seger, IJSN e Secult. O objetivo desses encontros era de compartilhar experiências e boas práticas de ações para o mapeamento dos processos.

Ao longo do ano de 2020, o ELPI Seger realizou a atualização da Cadeia de valor. Tendo como base a metodologia elaborada pelo ECP, por meio do modelo de atuação, os integrantes do ELPI Seger fizeram adaptações devido ao cenário pandêmico e realizaram esta ação de forma online.

A Cadeia de Valor consiste em um modelo que representa a visão integrada dos macroprocessos de uma organização. É uma espécie de retrato da estrutura organizacional por meio de seus macroprocessos. Como a gestão por processos é dinâmica, entende-se que no decorrer dos trabalhos de melhoria contínua dos processos, a Cadeia de Valor poderá sofrer alterações para representar de forma mais fiel a realidade da organização.

Tendo êxito nesta iniciativa de atualização da Cadeia de Valor, outros ELPIs que desejam realizar a construção da Arquitetura de Processos e Cadeia de Valor em seus órgãos entraram em contato para conhecerem a experiência do ELPI Seger:

“Entramos em contato com o ELPI da SEGER em busca de apoio e trocas de experiências para a execução de alguns projetos planejados pelo ELPI do IJSN. Agendamos um encontro virtual e na ocasião, a equipe da SEGER compartilhou as experiências com a criação de sua cadeia de valor. Agradecemos a prontidão com que fomos atendidos, tendo sido um momento de trocas e de muito aprendizado entre todos os presentes. Depois do encontro, nos sentimos ainda mais fortalecidos para prosseguir com nossa agenda de trabalho para o ano de 2021”.

Kátia Cesconeto, coordenadora do ELPI IJSN

“Em um encontro online no dia 20 de abril nós do ELPI da Secult tivemos a oportunidade de ouvir os(as) colegas do ECP e do ELPI da SEGER sobre como foi a experiência deles(as) no mergulho em sua cadeia de valor – instrumentos, desafios, soluções. Na Secult estamos começando a nos voltar para a gestão por processos agora e, sabendo que sairemos de outro ponto de partida, partilhar de nosso contexto e poder contar com o conhecimento dos Escritórios para melhor traçarmos nossa jornada, foi de grande valia.”

João Veening, coordenador do ELPI Secult

A realização de ações similares dentro da rede de ELPIs possibilita consolidar a cultura da gestão por processos e inovação em nosso estado, encurtando distâncias e gerando maior integração entre os órgãos.

"O compartilhamento de boas práticas com a rede de ELPI é uma iniciativa importante para criação de uma cultura de gestão por processos no Estado. Ficamos felizes em poder apresentar para os ELPI do IJSN e Secult como foi a atualização da Cadeia de Valor da Seger".

Werllison Miranda, coordenador do ELPI Seger

A importância do BPMO

Sun, 12 Jan 2020 15:01:00 GMT

Entregar valor ao cliente, buscar a melhoria contínua dos serviços, monitorar a execução das atividades e integrar pessoas e departamentos são algumas das atribuições do Escritório de Processos. Com a escassez de recursos e aumento no nível de exigência de qualidade da sociedade, torna-se fundamental a eficácia no uso dos recursos públicos. Não se trata de gastar menos, precisamos gastar melhor e principalmente alocar recursos onde de fato, haverá geração de melhorias para todo cidadão.

Segundo definição do BPM CBOK - 3ª edição, um Escritório de Processos é importante para prover uma abordagem consistente, por meio da criação de políticas e normas para processos e trabalhar com as áreas da organização, para coordenar os padrões e evitar sobreposição, conflitos e falta de clareza. O BPMOffice concentra o conhecimento e é responsável por disseminar a cultura do Gerenciamento de Processos na organização.

Além do gerenciamento intensivo dos processos, existem inúmeras razões para a implementação do Escritório de Processos na organização:

Eliminar os handoffs;
Aumentar a produtividade, diminuindo o tempo ocioso da equipe;
Padronizar processos (notação, métodos, modelos e boas práticas), diminuindo as exceções e eventuais atos que estejam em desacordo com o fluxo normal de execução. A padronização evita a queima de etapas e amplia a possibilidade de mensuração através dos indicadores;
Alinhar os processos ao Planejamento Estratégico da Organização, exercício fundamental que deve ser feito pela equipe, para que as ações sejam feitas objetivando o cumprimento da missão e da visão organizacional;
Definir as metas e indicadores de desempenho, e buscar melhoria contínua dos processos;
Aprimorar a integração e a comunicação entre as equipes e áreas de negócio, mapeando o fluxo dos processos e delegando responsabilidades;
Redução de custos ao reduzir a burocracia durante o ciclo de vida do processo,

Um dos fatores mais relevantes à implementação do BPMOffice é a eliminação dos handoffs. Podemos caracterizar handoff como qualquer ponto em um processo onde o trabalho ou a informação passa de uma função para a outra. Esta passagem pode resultar em desconexões caso esta transferência não esteja alinhada. A análise dos handoffs precisa ser criteriosa. Quanto mais handoffs você tiver em seu processo, mais frágil será sua execução. As partes devem estar sensibilizadas para receber e enviar os insumos necessários as atividades em que estão envolvidas.

Dependendo da estrutura da sua organização e da forma de ele irá operar, o Escritório de Processos poder ser: direcionador, facilitador ou servidor. Ao operar como um direcionador, o Escritório de Processos tem muita autoridade para garantir a conformidade dos processos e passe livre nos setores da organização. Ao estabelecermos um Escritório de Processo, esta iniciativa deve ser top-down, ou sou seja validada pela alta gestão para que sua aceitação seja mais flexível nos setores. Como servidor atua apenas de forma local, inserido em um departamento ou setor da organização. Sua abrangência é limitada. O modo facilitador é um meio termo entre o direcionador e o servidor. Tem abrangência um pouco maior, e muitas vezes atua em parceria com os demais setores, não impondo as soluções.

O Escritório de Processos dará suporte a toda organização. Será o responsável pela correta execução dos processos e eventuais melhorias. Sua intervenção é extremamente necessária no monitoramento dos indicadores, pois será através dos números coletados que vamos mensurar o quanto melhoramos nossos processos, sendo em redução de custos, aumento do lucro ou prestando melhores serviços a sociedade.

Sobre o autor:

Rodrigo Zambon, KMP, CSP, PSM

Servidor público efetivo no Governo do Estado do Espírito Santo, tendo participado de grandes projetos estruturantes ligados a saneamento e obras públicas. Multiplicador da disciplina Gerenciamento de Projetos e Planejamento Estratégico na Escola de Governo (ESESP), e atua como coach nos diversos órgãos públicos e autarquias.

Escritórios Locais de Processos e Inovação

Mon, 25 Feb 2019 19:00:00 GMT

O Escritório Central de Processos do Governo do Estado do Espírito Santo - ECP surgiu de uma necessidade crescente nas organizações públicas de se adaptarem às constantes mudanças que ocorrem em nossa sociedade e nas demandas do cidadão. Os profissionais da área de Gerenciamento de Processos estão buscando cada vez mais alternativas para lidar com a complexidade e os processos organizacionais. O pluralismo de visões e perspectivas pode ajudar os profissionais desta área a melhorar o entendimento sobre as instâncias e as etapas do processo.

O ECP do Governo do Estado do Espírito Santo busca atuar na disseminação da cultura do Gerenciamento de Processos e no incentivo para que sejam adotadas boas práticas de gestão sempre visando entregar melhores serviços à sociedade capixaba.

Com o propósito de aprimorar a Gestão Pública, o componente Inovação é condição fundamental para que possamos entender as dores e necessidades dos cidadãos e também aumentar consideravelmente o índice de acerto nos produtos e serviços ofertados.

O objetivo principal do Escritório Central é a criação de uma rede de Escritórios Locais nas diversas Secretarias e Autarquias do Estado. Atualmente no Governo do Estado do Espírito Santo, há um total de 25 escritórios formalizados que passarão a incorporar em suas rotinas de trabalho o fomento e a disseminação da cultura da inovação. Acreditamos que as melhorias, as análises e redesenhos dos processos atuais possam ser otimizados pela via da Inovação. Por isso, estes escritórios então passam a se chamar: Escritórios Locais de Processos e Inovação.

Dupla perfeita: Processos e Inovação

Um dos diferenciais do ECP é estar localizado junto a área de inovação do Governo, o que impulsiona ainda mais o trabalho do Escritório. No mundo dos negócios, a criatividade se manifesta na forma de inovação. E com este objetivo os servidores que compõem o ECP frequentemente participam dos cursos na área de inovação. Foi incorporado ao Escritório o BPI (Business Process Innovation) – Inovação em Processos de Negócios que utiliza técnicas e ferramentas de design para a melhoria contínua de processos.

O BPI procura sempre colocar o cliente ou os próprios servidores no centro dos processos e a partir deles de suas dores, buscar soluções colaborativas com protótipos e testes, antes da solução definitiva.

Nos processos de Governo, a modelagem dos fluxos, a melhoria contínua e otimização dos processos acontecem em rede, pois os impactos das mudanças vão além das caixas que compõem o organograma.

A inovação do modelo de negócios é uma questão transversal que mostra um alto grau de interconexão com conceitos como recursos, vantagem competitiva, estratégia, capacidades dinâmicas, dependência de caminho e modelo de negócios.

Nosso objetivo é escalar este modelo para todos os órgãos da administração pública estadual.

Suporte ao E-DOCS

O E-Docs é o sistema corporativo de gestão de documentos arquivísticos digitais, que engloba a autuação, tramitação, classificação, temporalidade e destinação final, desenvolvido pelo PRODEST em parceria com a SECONT, SEGER e Arquivo Público. O sistema está na fase intermediária de implantação que contempla todos os órgãos da administração estadual.

O principal objetivo do E-DOCS é a redução do custo com papel. No ano de 2017 foram autuados mais de 425.000, com o custo aproximado de R$ 9.000.000,00 (nove milhões). Espera-se com o E-DOCS que este custo seja até 7 vezes menor com o processo eletrônico. Um processo em papel custa em média R$ 20,65 (vinte reais e sessenta e cinco centavos). Um processo eletrônico custa em média R$ 2,95 (dois reais e noventa e cinco centavos).

Os membros dos Escritórios Locais de Processos e Inovação junto com os Pontos Focais das Secretarias darão suporte à implantação do sistema. O objetivo é atuar como multiplicador na disseminação do uso e auxílio assistido aos servidores em âmbito local.

Mais Capacitação

A principal abordagem utilizada nas capacitações dos membros dos Escritórios Locais de Processos e Inovação é o Design thinking combinado ao Gerenciamento de Processos. O treinamento conta com o básico do processo de Design Thinking. Vamos buscar entender melhor o espaço do problema a ser trabalhado, a criação de personas, a geração de ideais, seleção e prototipação. Existem várias ramificações do pensamento de design, mas todos eles seguem o fluxo dos duplos diamantes. O primeiro diamante começa por divergir quando passamos a conversar com os nossos diversos stakeholders-chave e posteriormente converge através do agrupamento destas conversas, com a identificação dos pontos relevantes. O segundo diamante diverge novamente no momento da geração de ideias. O intuito é pensar no problema identificando possíveis soluções.

Além do treinamento em Design Thinking, cada membro dos ELPI´s será capacitado nas diretrizes básicas sobre Inovação. Neste curso os principais conceitos serão apresentados aos participantes com o intuito de nivelarmos o conhecimento.

Sobre as Publicações e Portarias

O modelo padrão de portaria de formalização dos ELPI´s está disponibilizada no Site do Escritório Central de Processos (https://escritoriodeprocessos.es.gov.br/). Os Escritórios já formalizados terão necessidade de republicar as portarias.

Concluíndo...

A união de melhoria de processos e inovação visa um propósito muito claro: repensar a gestão pública. Compreender as dores e experiências do cidadãos é condição básica para entregarmos serviços de qualidade. Só quando mapeamos nossos processos, tornamos visível desperdícios e retrabalho. Além da entrega eficiente, queremos também reduzir gastos.

O modelo de gestão que nos trouxe até aqui, não é capaz de nos levar adiante!