E-docs

Dia D do e-Docs

Wed, 14 Aug 2019 23:31:00 GMT

NPS - E-docs

Tue, 06 Aug 2019 13:00:00 GMT

Avaliação do Sistema E-docs

Por favor nos ajude a melhorar sempre o sistema e-Docs. Trabalhamos em função da melhoria contínua para ajudar o servidor a desempenhar melhor suas atividades.

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Sugestão de melhorias - Sistema E-docs

Tue, 06 Aug 2019 12:44:00 GMT

Questionário para envio de sugestões de melhorias do Sistema E-docs

Sua mensagem pode ser enviada também para o e-mail e-docs@prodest.es.gov.br

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Como cadastrar e-mail corporativo e pessoal no Acesso Cidadão

Wed, 06 Feb 2019 14:16:01 GMT

Para cadastrar e-mail deverá acessar o Acesso Cidadão e clicar em seu nome e depois em “Editar E-mail” conforme tela abaixo.

Em seguida aparecerá a tela abaixo. Para adicionar e-mail deverá clicar no botão “Adicionar outro e-mail”.

Na tela abaixo deverá ser inserido o novo e-mail preenchendo os campos sinalizados.

Após preenchimento dos campos deverá clicar no botão “Salvar”.

Em seguida será apresentada a tela abaixo. Será necessário acessar o e-mail informado para validar o cadastro.

Após validação, acessar novamente a opção “Editar E-mail” e verificar se os e-mails cadastrados estão nos campos corretos. Para fazer o acerto é necessário clicar no botão “Inverter tipos de e-mail” conforme tela abaixo.

Pré Requisitos - E-Docs

Fri, 17 Aug 2018 12:38:00 GMT

O E-Docs é o sistema corporativo de gestão de documentos arquivísticos digitais, que engloba a autuação, tramitação, classificação, temporalidade e destinação final que foi desenvolvido pelo PRODEST em parceria com a SECONT, SEGER e Arquivo Público. Para que seja possível a implantação do sistema é necessário que o órgão ou autarquia realize as seguintes ações:

Instituição do Escritório Local de Processos e Inovação - ELPI – maiores informações em http://escritoriodeprocessos.es.gov.br
Solicitar o cadastro de todos os servidores e gestores no Acesso Cidadão através do endereço https://acessocidadao.es.gov.br.
Atualizar o organograma e situação funcional dos servidores no SIARHES, principalmente: Sigla de setores, alocação de servidores em setores, responsáveis por setores.
Se necessário, cadastrar as unidades de trabalho (setores informais) no Acesso Cidadão.
Elaborar o Plano de Classificação da área fim e encaminhar para o Arquivo Público.
Publicar Instrução Normativa para marcar o início do uso do sistema

Os manuais para os principais procedimentos estão disponíveis em www.escritoriodeprocessos.es.gov.br/manuais-edocs.

Formulário para autorização de acesso a parte administrativa do Acesso Cidadão. Depois de preenchido, por favor envie para atendimento@prodest.es.gov.br com cópia para e-docs@prodest.es.gov.br.

Conhecimento - E-Docs

Wed, 27 Jun 2018 14:07:00 GMT

• Portaria Conjunta SEGER/SEG/PRODEST/APEES Nº 001 de 03 de agosto de 2018

• Manual do Sistema E-Docs

• Como adicionar membros (cidadão) a uma Unidade de Trabalho

• Como adicionar membros (servidor público) a uma Unidade de Trabalho

• Como alterar a alocação da Unidade de Trabalho no organograma

• Como criar uma Unidade de Trabalho (Grupo)

• Como definir um responsável por uma Unidade de Trabalho

• Criar ou editar Plano de Classificação da área fim no E-Docs

Comparativo de Soluções

Wed, 25 Apr 2018 13:01:00 GMT

O Governo do Estado do Espírito Santo por meio do PRODEST - Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Espírito Santo está desenvolvendo o E-docs - uma solução para a tramitação eletrônica dos processo no âmbito da administração pública.

O Sistema contará com os Planos de Classificação Documental, Gestão de Documentos e Tramitação de Processos. A previsão de lançamento será no mês de agosto para a fase piloto.

O E-docs visa atender o previsto no Decreto nº 4112 de 14 de junho de 2017 que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades do Poder Executivo Estadual e visa assegurar dentre outros benefícios:

assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;

promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;

ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação;

facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.

O PRODEST fez um comparativo entre as soluções disponíveis, no qual demonstra a viabilidade econômica e técnica da solução a ser implementada. Segue abaixo o comparativo.

Abrangência

BPMS

Somente processos previamente modelados e automatizados podem tramitar usando o BPMS. A Automação se dá individualmente para cada tipo de processo. Ex.: Diárias, Licitação, Solicitação de Abono.

E-docs

Qualquer tipo de processo e documento eletrônico pode ser tramitado.

Implantação

BPMS

Depende de desenvolvimento de código e várias customizações para a automação de cada processo. Também há a dificuldade administrativa/cultural da implantação da ferramenta.

E-docs

A dificuldade está na mudança da cultura das pessoas. Por ser desenvolvido pelo PRODEST a implantação, do ponto de vista tecnológico já é ‘automática’ nos diversos órgãos, assim como o SEP (Sistema de Protocolo).

Além da dificuldade na mudança de cultura o SEI é complexo de ser implantado e depende de várias customizações que teriam de ser feitas. OBS.: O PRODEST não domina a tecnologia utilizada no SEI (PHP).

Integração com Sistemas

BPMS

Depende de várias integrações e as integrações são complexas e para cada processo. Em tese, deve ser integrado com o próprio SEI ou Processo Eletrônico.

E-docs:

Há bastante integrações a serem realizadas, mas como foi desenvolvido e será mantido pelo PRODEST estas integrações já estão feitas.

SEI:

Há bastante integrações a serem realizadas e conversões de campos para compatibilidade o que gera mais complexidade. Para um melhor entendimento o SEI precisaria ser analisado a fundo.

Inteligência

BPMS

Altamente Inteligente. Faz com que os processos sejam executados exatamente como automatizados seguindo uma regra clara definida no fluxo da automação. Permite análise completa de como está o trâmite do processo fim-a-fim e uma gestão eficiente para propor otimizações nos processos.

E-docs:

Pouca Inteligência. A tramitação se dá de acordo com a decisão do usuário que encaminha para o setor que entende ser o correto (assim como feito no SEP atualmente). Há a possibilidade de adicionar inteligência em versões futuras.

SEI:

Pouca Inteligência. A tramitação se dá de acordo com a decisão do usuário que encaminha para o setor que entende ser o correto (assim como feito no SEP atualmente).

Atendimento aos Requisitos do e-Arq

BPMS

Não há um mapeamento ponto a ponto sobre o atendimento a requisitos do e-Arq. A aderência também varia de acordo com a forma que cada processo é automatizado na ferramenta

E-docs

O sistema foi baseado nos requisitos do e-ARQ. A expectativa é até Fevereiro de 2019 atender a 65% do e-ARQ.

O SEI atende atualmente quase 34% do e-ARQ mas pode ser evoluído para ampliar este atendimento.

CAPEX

BPMS

Investimento já feito pelo IEMA através de conversão de multa ambiental da vale e sistema cedido para uso de todos os órgãos. Comparado com outras soluções BPMS/ECM/GED, o investimento não foi tão alto.

E-docs

Desenvolvimento próprio. Não possui desembolso financeiro com aquisição, somente custo com pessoal do PRODEST.

Não possui desembolso financeiro com aquisição pois o sistema é cedido, somente custo com pessoal do PRODEST para a implantação. Talvez haja necessidade de contratar alguma empresa para auxiliar na implantação e customização.

Custo de Manutenção

BPMS

É preciso manter sempre um contrato vigente com um fornecedor para garantir o suporte técnico da solução e a atualização de versões. A quantidade de servidores de rede para manter a solução é grande.

E-docs

O sistema está sendo desenvolvido pelo PRODEST e será mantido por ele com seu próprio corpo de funcionários.

É preciso treinamento de pessoal para abarcar as tecnologias novas introduzidas pelo SEI. A depender da complexidade haverá necessidade de contratação de suporte técnico de terceiros.

Clique aqui e confira nosso FAQ (ainda em construção) com as principais dúvidas sobre o sistema.

Perguntas e Respostas

Tue, 24 Apr 2018 14:08:00 GMT

Perguntas mais frequentes sobre o Sistema E-docs. Este FAQ está em permanente edição!

O que é o E-docs?

R: Sistema corporativo de autuação e tramitação de documentos arquivísticos.

O que é Plano de Classificação de Documentos?

R: O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. Entende-se por classificação de documentos a sequência de operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.

O que é Tabela de Temporalidade?

R: A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitarem. Sua estrutura básica deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e os recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades; os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária; a destinação final – eliminação ou guarda permanente, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.

Como fazer Login no Sistema?

R: Para ter acesso ao E-Docs o usuário deverá previamente realizar o cadastro no Acesso Cidadão. As instruções para realização do cadastro no Acesso Cidadão podem ser acessadas em: https://acessocidadao.es.gov.br/Informacoes/CriarConta

Que tipos de processos podem ser inseridos no sistema?

R: Qualquer tipo de processo administrativo pode ser inserido no sistema.

Qual é a diferença entre o E-Docs e o BPMS?

R: O E-Docs é uma solução para eletronicamente criar e tramitar processos e documentos avulsos. Já o BPMS é um sistema de software responsável pela automação, execução, controle e monitoramento das etapas das atividades e tarefas de um processo de negócio.

O que é a CADS (Comissão Setorial de Avaliação de Documentos)?

R: As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CADS terão caráter permanente, sendo responsáveis, em nível institucional, por dispor a aplicação das normas e procedimentos disponibilizados nos manuais publicados pelo Comitê Gestor do PROGED, orientando sua aplicação. Serão responsáveis também pela orientação e pelo controle do processo de análise e seleção dos documentos públicos.

Deverão ainda promover estudos, a fim de realizar a avaliação dos documentos relativos às atividades-fim, construindo um Plano de Classificação e Destinação para esses documentos, submetendo-os à aprovação do Arquivo Público Estadual.

O que é UECI (Unidade Executora de Controle Interno)?

R: Regulamentada pelo Decreto 4.130-R de 17/07/2017, é uma instância estabelecida na estrutura organizacional do Órgão Executor de Controle Interno para realizar ações de supervisão e monitoramento dos controles internos da gestão para tratar de riscos, controles internos, integridade, compliance e elaborar o relatório e parecer conclusivo (RELUCI) previsto no art. 82, §2º, da Lei Complementar nº 621, de 08 de março de 2012.

O que é o PROGED?

R:O Programa de Gestão Documental consiste em um trabalho conjunto a fim de solucionar os problemas de manutenção e recuperação de informações, contribuindo, assim, para o aumento da eficácia da Administração Pública Estadual e para a preservação da sua memória institucional.

Tem como objetivo garantir o acesso à informação pública de forma rápida e segura, proporcionando transparência e excelência às ações públicas e resgatando a função social dos Arquivos, por meio da otimização de todas as etapas do ciclo de vida documental.

O que é processo administrativo?

R: Conjunto de atos administrativos, sucessivos e concatenados, praticados pela Administração Pública com o objetivo de satisfazer determinadas finalidades de interesse público.

O que é documento avulso?

R: Documentos produzidos ou recebidos por órgãos públicos que necessitam de rastreabilidade e podem vir a ser vinculados ou não a um processo administrativo.

O que é um documento arquivístico?

R: Conjunto de documentos avulsos e processos administrativos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Qual o Decreto que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades do Poder Executivo Estadual?

R: Decreto nº 4112 de 14 de junho de 2017 - Clique aqui para download