Conhecido como um órgão executor de obras rodoviárias, o Departamento de Estradas de Rodagem do Estado do Espírito Santo (DER-ES) percebeu claramente a necessidade de uma metodologia de Gerenciamento de Projetos, sendo beneficiado principalmente com informações consolidadas e atualizadas para a tomada de decisões. Porém os próprios indicadores dos projetos mostraram que algo mais precisava ser feito para eliminar as lacunas da qualidade dos serviços do órgão. Em complementação aos conhecimentos de projetos, a Gestão por Processos vem sendo estudada para solucionar problemas recorrentes da instituição como a lentidão dos processos administrativos e tramitações que não agregam valor.

Incomodados com as frases “não tenho tempo para planejar” ou “estou apagando incêndios no meu setor”, procuramos algumas formas de encontrar este tempo para planejar e o verdadeiro foco dos incêndios. A maioria das pessoas, incluindo os gestores, utiliza 100% do tempo para resolver problemas pontuais, porém falta tempo para planejar as atividades diárias e encontrar a raiz dos problemas. Essa atitude só ajuda a aumentar a pilha de processos na mesa.

Mas como podemos incentivar os nossos colaboradores a fugirem da inércia desta montanha de processos e dar agilidade ao serviço público?

Optamos pela análise de processos estratégicos. Fizemos isso através da discussão conjunta sobre as dificuldades em cada tramitação e implementamos alterações com instruções de serviço, reuniões de planejamento e palestras, que foram só o começo de uma caminhada rumo a mudança cultural. Como a instituição quer dar um salto com a aprendizagem de Gestão por Processos, envolveu os servidores em um Grupo de Estudos de BPM – Business Process Management.

A ideia teve início com uma sugestão de uma professora da Escola de Serviço Público do Espírito Santo (Esesp), que assistia a aula da turma piloto de Introdução ao BPM. Propusemos a turma que o exercício final fosse apresentado um mês após o curso. Então organizamos no auditório do DER-ES o primeiro seminário apresentado pelos próprios alunos da turma piloto, onde compartilharam os processos vivenciados no cotidiano.

Para dar continuidade à aprendizagem complementamos o primeiro exercício, solicitando aos cursistas que as propostas de melhoria também fossem apresentadas. Criou-se então o Grupo de Estudos de BPM no DER-ES. O compartilhamento das ideias foi interessante para os servidores, que começaram a entender as dificuldades de outros setores que participam do mesmo fluxo de atividades.

Reconhecemos e parabenizamos a equipe que se manteve firme em apresentar seus resultados, pois em meio as dificuldades, resistências, férias e mudanças organizacionais os participantes do grupo continuam trabalhando na transformação. Todos compreendem o desafio de interferir em uma cultura organizacional e de mudar paradigmas.

O Grupo de Estudos já culminou em diversas mudanças e iniciativas no órgão, além de valorizar os servidores que estão se empenhando em melhorar a Gestão Pública e compartilhar as boas práticas. Com o objetivo de mostrar o plano de ação definido para os processos sob análise, os encontros do Grupo de Estudos ocorrerão todo mês no DER-ES.

Sobre a autora:

Mônica Nogueira

Engenheira de Produção, MBA em Gerenciamento de Projetos e Mestranda na Engenharia Civil. Atua na implantação do Escritório de Processos do DER-ES. Multiplicadora da Disciplina de Gestão por Processos na Escola de Governo (ESESP).