O Decreto nº 3328-R de 17 de junho de 2013 dispõe sobre a concessão e a prestação de contas de diárias no âmbito do Poder Executivo Estadual. O decreto regulamenta a concessão de diárias para cobertura de alimentação e hospedagem do servidor público que em caráter eventual ou transitório tenha que se deslocar para exercício do trabalho.

O decreto supracitado estabelece as regras e elenca uma série de informações relativas ao fluxo de solicitações bem como a prestação de contas. O processo tem seu início com a manifestação do servidor a ser beneficiado ou a unidade solicitante e obrigatoriamente deve passar pelo ordenador de despesas.

O processo de solicitação de diárias é comum a praticamente todos os órgãos da administração pública estadual, de acordo com a demanda. Alguns órgãos utilizam diariamente, sendo que em outros a demanda é pontual.

Por ser comum aos órgãos da administração pública e ocorrer diversas instâncias diariamente do Processo de Solicitação de Diárias, ele foi selecionado para entrar como projeto piloto de automatização dos processos. Nosso intuito é mapear, otimizar e automatizar o processo de diárias para aprimorar a ferramenta de BPMS e a escolha de começar por este processo se justifica por ser este um processo que envolve grande parte dos servidores.

É muito importante a parceria das secretarias e autarquias do Estado na construção conjunta de um processo único, sendo que cada órgão siga o mesmo fluxo. Isso facilita a obtenção de métricas e padroniza o processo, além de eliminar eventuais etapas desnecessárias que vem sendo feitas.

Elaboramos um questionário padrão para ser respondido. Esse é o início da coleta de informações que vamos fazer para traçar um diagnóstico e propor um modelo de como o processo será automatizado.