O Escritório Central de Processos do Governo do Estado do Espírito Santo - ECP surgiu de uma necessidade crescente nas organizações públicas de se adaptarem às constantes mudanças que ocorrem em nossa sociedade e nas demandas do cidadão. Os profissionais da área de Gerenciamento de Processos estão buscando cada vez mais alternativas para lidar com a complexidade e os processos organizacionais. O pluralismo de visões e perspectivas pode ajudar os profissionais desta área a melhorar o entendimento sobre as instâncias e as etapas do processo.

O ECP do Governo do Estado do Espírito Santo busca atuar  na disseminação da cultura do Gerenciamento de Processos e no incentivo para que sejam adotadas boas práticas de gestão sempre visando entregar melhores serviços à sociedade capixaba.

Com o propósito de aprimorar a Gestão Pública, o componente Inovação é condição fundamental para que possamos entender as dores e necessidades dos cidadãos e também aumentar consideravelmente o índice de acerto nos produtos e serviços ofertados.

O objetivo principal do Escritório Central é a criação de uma rede de Escritórios Locais nas diversas Secretarias e Autarquias do Estado. Atualmente no Governo do Estado do Espírito Santo, há um total de 25 escritórios formalizados que passarão a incorporar em suas rotinas de trabalho o fomento e a disseminação da cultura da inovação. Acreditamos que as melhorias, as análises e redesenhos dos processos atuais possam ser otimizados pela via da Inovação. Por isso, estes escritórios então passam a se chamar: Escritórios Locais de Processos e Inovação.

Dupla perfeita: Processos e Inovação

Um dos diferenciais do ECP é estar localizado junto a área de inovação do Governo, o que impulsiona ainda mais o trabalho do Escritório. No mundo dos negócios, a criatividade se manifesta na forma de inovação. E com este objetivo os servidores que compõem o ECP frequentemente participam dos cursos na área de inovação. Foi incorporado ao Escritório o BPI (Business Process Innovation) – Inovação em Processos de Negócios que utiliza técnicas e ferramentas de design para a melhoria contínua de processos.

O BPI procura sempre colocar o cliente ou os próprios servidores no centro dos processos e a partir deles de suas dores, buscar soluções colaborativas com protótipos e testes, antes da solução definitiva.

Nos processos de Governo, a modelagem dos fluxos, a melhoria contínua e otimização dos processos acontecem em rede, pois os impactos das mudanças vão além das caixas que compõem o organograma.

A inovação do modelo de negócios é uma questão transversal que mostra um alto grau de interconexão com conceitos como recursos, vantagem competitiva, estratégia, capacidades dinâmicas, dependência de caminho e modelo de negócios.

Nosso objetivo é escalar este modelo para todos os órgãos da administração pública estadual.

Suporte ao E-DOCS

O E-Docs é o sistema corporativo de gestão de documentos arquivísticos digitais, que engloba a autuação, tramitação, classificação, temporalidade e destinação final, desenvolvido pelo PRODEST em parceria com a SECONT, SEGER e Arquivo Público. O sistema está na fase intermediária de implantação que contempla todos os órgãos da administração estadual.

O principal objetivo do E-DOCS é a redução do custo com papel. No ano de 2017 foram autuados mais de 425.000, com o custo aproximado de R$ 9.000.000,00 (nove milhões). Espera-se com o E-DOCS que este custo seja até 7 vezes menor com o processo eletrônico. Um processo em papel custa em média R$ 20,65 (vinte reais e sessenta e cinco centavos). Um processo eletrônico custa em média R$ 2,95 (dois reais e noventa e cinco centavos).

Os membros dos Escritórios Locais de Processos e Inovação junto com os Pontos Focais das Secretarias darão suporte à implantação do sistema. O objetivo é atuar como multiplicador na disseminação do uso e auxílio assistido aos servidores em âmbito local.

Mais Capacitação

A principal abordagem utilizada nas capacitações dos membros dos Escritórios Locais de Processos e Inovação é o Design thinking combinado ao Gerenciamento de Processos. O treinamento conta com o básico do processo de Design Thinking. Vamos buscar entender melhor o espaço do problema a ser trabalhado, a criação de personas, a geração de ideais, seleção e prototipação. Existem várias ramificações do pensamento de design, mas todos eles seguem o fluxo dos duplos diamantes. O primeiro diamante começa por divergir quando passamos a conversar com os nossos diversos stakeholders-chave e posteriormente converge através do agrupamento destas conversas, com a identificação dos pontos relevantes. O segundo diamante diverge novamente no momento da geração de ideias. O intuito é pensar no problema identificando possíveis soluções.

Além do treinamento em Design Thinking, cada membro dos ELPI´s será capacitado nas diretrizes básicas sobre Inovação. Neste curso os principais conceitos serão apresentados aos participantes com o intuito de nivelarmos o conhecimento.

Sobre as Publicações e Portarias

O modelo padrão de portaria de formalização dos ELPI´s está disponibilizada no Site do Escritório Central de Processos (https://escritoriodeprocessos.es.gov.br/). Os Escritórios já formalizados terão necessidade de republicar as portarias.

Concluíndo...

A união de melhoria de processos e inovação visa um propósito muito claro:  repensar a gestão pública. Compreender as dores e experiências do cidadãos é condição básica para entregarmos serviços de qualidade. Só quando mapeamos nossos processos, tornamos visível desperdícios e retrabalho. Além da entrega eficiente, queremos também reduzir gastos.

O modelo de gestão que nos trouxe até aqui, não é capaz de nos levar adiante!