19/04/2016 10h19 - Atualizado em 09/12/2016 09h35

Kanban nas rotinas administrativas

Desde que assumi a gerência administrativa na Secretaria de Transportes venho buscando novas formas e ferramentas para aumentar a nossa produtividade. Já fizemos diversas tentativas. Algumas com sucesso, e outras que não deram certo. Estamos sempre em busca de novas formas para maximizar os nossos resultados, isso ajuda no engajamento e na melhoria da qualidade vida dos servidores, que desempenham suas atividades com mais qualidade e menos estresse.

Quando estamos lidando com contextos em organizações públicas, é inútil tentar compreender a cultura sem levar em conta os indivíduos. Encontrar a ferramenta que se encaixe perfeitamente no seu trabalho é um desafio. Você pode usar um conjunto delas, ou escolher uma, e ir moldando de acordo com a sua necessidade.

Parece obvio, mas pedir para a pessoa mudar pura e simplesmente não surtirá efeito. É preciso que o sistema mude. A rede organizacional é movida por indivíduos, e principalmente pela interação entre eles.

E pensando na interação, recentemente resolvemos implementar o Kanban. Abrimos mão do quadro e post its na parede (que na minha opinião é a melhor solução), para o aplicativo Trello - falarei um pouco dele no final!

O kanban, originalmente desenvolvido pela Toyota em meados de 1940, ganhou o mundo pela sua simplicidade e eficácia. A ideia do kanban é muito simples: as atividades em andamento devem ser limitadas. Uma nova atividade só começa, quando dispomos de recursos que por ventura já tenham terminado a atividade anterior.

A tradução literal para kanban é “quadro” e além de limitar o work in progress (trabalho em andamento), tem como característica marcante o aspecto visual. No quadro, tudo fica disponível para todos. Isso ajuda na transparência. Identificamos quem está fazendo e o que está fazendo – nem preciso dizer que enfrentei enorme resistência aqui, frases do tipo: “não quero que fulano saiba o que eu estou fazendo”, ou ainda “não quero que fulano se intrometa no meu trabalho”, e ainda ouvi “esse trabalho é meu e não quero compartilhar”. Lembra da cultura?

Parece simples. Um quadro, com as tarefas e o trabalho em andamento limitado. Sim, é simples mas muda radicalmente o comportamento das pessoas, e até estimula a competição entre os times. “Opa, todo mundo sabe o que eu estou fazendo, se minha tarefa ficar muito tempo nessa coluna, vão perceber.” Ajudou também a aumentar a maturidade da equipe e o senso de cooperação, pois a simples exposição das atividades, o fato de saber o que todos estão fazendo, motivou o trabalho em dupla e até em grupo.

Outra característica importante, é o sistema puxado. Não adianta passar o processo adiante se o setor seguinte está produzindo em sua capacidade máxima. Na produção puxada, a equipe “puxa” o trabalho, e não o oposto quando o trabalho é empurrado. Vale lembrar que, as atividades mais importantes no quadro estão no alto.

Por último, o kanban é uma ferramenta que pode ser adaptada a praticamente todos os contextos. Se você seguir as únicas duas regras: “ser visual” e “limitar o trabalho em andamento”, você estará dando ao seu time a oportunidade de se conhecer melhor, e com isso melhorar o ambiente de trabalho.

Trello

O Trello pode ser acessado em http://www.trello.com. Nele você irá trabalhar com colunas e cartões. Nos nossos quadros utilizamos as seguintes colunas: “não iniciada”, “em andamento”, “com impedimento”, e “concluída”. Para mudar um cartão de lugar, basta clicar e arrastar para a coluna desejada. É permitido também anexar arquivos, inserir comentários, definir datas limite, atribuir um recurso, criar checklists e classificar as atividades através de etiquetas.

Além do sistema ser totalmente gratuito, há excelentes plug-ins disponíveis. Recomendo dois:

Scrum for Trello: com ele você pode atribuir pontos as atividades para medir o esforço, e conhecer a velocidade do seu time.

Beautify for Trello: permite adicionar cores, fundos de tela e personalizações aos seus quadros.


Figura: Exemplo de quadro público no Trello!

Não existe a ferramenta perfeita, por isso, não tente resolver tudo com a mesma ferramenta. Analise bem o seu contexto, entenda sua equipe, e perceba qual a melhor maneira de trabalhar com ela. Você poderá criar bons times!

Sobre o autor:

Rodrigo Zambon, KMP, CSP, PSM

Servidor público efetivo no Governo do Estado do Espírito Santo, tendo participado de grandes projetos estruturantes ligados a saneamento e obras públicas. Multiplicador da disciplina Gerenciamento de Projetos e Planejamento Estratégico na Escola de Governo (ESESP), e atua como coach nos diversos órgãos públicos e autarquias.

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