Perguntas mais frequentes sobre o Sistema E-docs. Este FAQ está em permanente edição!

O que é o E-docs?

R: Sistema corporativo de autuação e tramitação de documentos arquivísticos.

O que é Plano de Classificação de Documentos?

R: O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. Entende-se por classificação de documentos a sequência de operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.

O que é Tabela de Temporalidade?

R: A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitarem. Sua estrutura básica deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e os recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades; os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária; a destinação final – eliminação ou guarda permanente, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.

Como fazer Login no Sistema?

R: Para ter acesso ao E-Docs o usuário deverá previamente realizar o cadastro no Acesso Cidadão. As instruções para realização do cadastro no Acesso Cidadão podem ser acessadas em: https://acessocidadao.es.gov.br/Informacoes/CriarConta

Que tipos de processos podem ser inseridos no sistema?

R: Qualquer tipo de processo administrativo pode ser inserido no sistema.

Qual é a diferença entre o E-Docs e o BPMS?

R: O E-Docs é uma solução para eletronicamente criar e tramitar processos e documentos avulsos. Já o BPMS é um sistema de software responsável pela automação, execução, controle e monitoramento das etapas das atividades e tarefas de um processo de negócio.

O que é  a CADS (Comissão Setorial de Avaliação de Documentos)?

R: As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CADS terão caráter permanente, sendo responsáveis, em nível institucional, por dispor a aplicação das normas e procedimentos disponibilizados nos manuais publicados pelo Comitê Gestor do PROGED, orientando sua aplicação. Serão responsáveis também pela orientação e pelo controle do processo de análise e seleção dos documentos públicos.

Deverão ainda promover estudos, a fim de realizar a avaliação dos documentos relativos às atividades-fim, construindo um Plano de Classificação e Destinação para esses documentos, submetendo-os à aprovação do Arquivo Público Estadual.

O que é UECI (Unidade Executora de Controle Interno)?

R: Regulamentada pelo Decreto 4.130-R de 17/07/2017, é uma instância estabelecida na estrutura organizacional do Órgão Executor de Controle Interno para realizar ações de supervisão e monitoramento dos controles internos da gestão para tratar de riscos, controles internos, integridade, compliance e elaborar o relatório e parecer conclusivo (RELUCI) previsto no art. 82, §2º, da Lei Complementar nº 621, de 08 de março de 2012.

O que é o PROGED?

R:O Programa de Gestão Documental consiste em um trabalho conjunto a fim de solucionar os problemas de manutenção e recuperação de informações, contribuindo, assim, para o aumento da eficácia da Administração Pública Estadual e para a preservação da sua memória institucional.

Tem como objetivo garantir o acesso à informação pública de forma rápida e segura, proporcionando transparência e excelência às ações públicas e resgatando a função social dos Arquivos, por meio da otimização de todas as etapas do ciclo de vida documental.

O que é processo administrativo?

R: Conjunto de atos administrativos, sucessivos e concatenados, praticados pela Administração Pública com o objetivo de satisfazer determinadas finalidades de interesse público.

O que é documento avulso?

R: Documentos produzidos ou recebidos por órgãos públicos que necessitam de rastreabilidade e podem vir a ser vinculados ou não a um processo administrativo.

O que é um documento arquivístico?

R: Conjunto de documentos avulsos e processos administrativos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Qual o Decreto que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades do Poder Executivo Estadual?

R: Decreto nº 4112 de 14 de junho de 2017 - Clique aqui para download