O Governo do Estado do Espírito Santo por meio do PRODEST - Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Espírito Santo está desenvolvendo o E-docs -  uma solução para a tramitação eletrônica dos processo no âmbito da administração pública.

O Sistema contará com os Planos de Classificação Documental, Gestão de Documentos e Tramitação de Processos. A previsão de lançamento será no mês de agosto para a fase piloto.

O E-docs visa atender o previsto no Decreto nº 4112 de 14 de junho de 2017 que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades do Poder Executivo Estadual e visa assegurar dentre outros benefícios:

• assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;

• promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;

• ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação;

• facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.

O PRODEST fez um comparativo entre as soluções disponíveis, no qual demonstra a viabilidade econômica e técnica da solução a ser implementada. Segue abaixo o comparativo.

Abrangência

• BPMS

Somente processos previamente modelados e automatizados podem tramitar usando o BPMS. A Automação se dá individualmente para cada tipo de processo. Ex.: Diárias, Licitação, Solicitação de Abono.

• E-docs

Qualquer tipo de processo e documento eletrônico pode ser tramitado.

• SEI

Qualquer tipo de processo e documento eletrônico pode ser tramitado.

Implantação

• BPMS

Depende de desenvolvimento de código e várias customizações para a automação de cada processo. Também há a dificuldade administrativa/cultural da implantação da ferramenta.

• E-docs

A dificuldade está na mudança da cultura das pessoas. Por ser desenvolvido pelo PRODEST a implantação, do ponto de vista tecnológico já é ‘automática’ nos diversos órgãos, assim como o SEP (Sistema de Protocolo).

• SEI

Além da dificuldade na mudança de cultura o SEI é complexo de ser implantado e depende de várias customizações que teriam de ser feitas. OBS.: O PRODEST não domina a tecnologia utilizada no SEI (PHP).

Integração com Sistemas

• BPMS

Depende de várias integrações e as integrações são complexas e para cada processo. Em tese, deve ser integrado com o próprio SEI ou Processo Eletrônico.

• E-docs:

Há bastante integrações a serem realizadas, mas como foi desenvolvido e será mantido pelo PRODEST estas integrações já estão feitas.

• SEI:

Há bastante integrações a serem realizadas e conversões de campos para compatibilidade o que gera mais complexidade. Para um melhor entendimento o SEI precisaria ser analisado a fundo.

Inteligência

• BPMS

Altamente Inteligente. Faz com que os processos sejam executados exatamente como automatizados seguindo uma regra clara definida no fluxo da automação. Permite análise completa de como está o trâmite do processo fim-a-fim e uma gestão eficiente para propor otimizações nos processos.

• E-docs:

Pouca Inteligência. A tramitação se dá de acordo com a decisão do usuário que encaminha para o setor que entende ser o correto (assim como feito no SEP atualmente). Há a possibilidade de adicionar inteligência em versões futuras.

• SEI:

Pouca Inteligência. A tramitação se dá de acordo com a decisão do usuário que encaminha para o setor que entende ser o correto (assim como feito no SEP atualmente).

Atendimento aos Requisitos do e-Arq

• BPMS

Não há um mapeamento ponto a ponto sobre o atendimento a requisitos do e-Arq. A aderência também varia de acordo com a forma que cada processo é automatizado na ferramenta

• E-docs

O sistema foi baseado nos requisitos do e-ARQ. A expectativa é até Fevereiro de 2019 atender a 65% do e-ARQ.

• SEI

O SEI atende atualmente quase 34% do e-ARQ mas pode ser evoluído para ampliar este atendimento.

CAPEX

• BPMS

Investimento já feito pelo IEMA através de conversão de multa ambiental da vale e sistema cedido para uso de todos os órgãos. Comparado com outras soluções BPMS/ECM/GED, o investimento não foi tão alto.

• E-docs

Desenvolvimento próprio. Não possui desembolso financeiro com aquisição, somente custo com pessoal do PRODEST.

• SEI

Não possui desembolso financeiro com aquisição pois o sistema é cedido, somente custo com pessoal do PRODEST para a implantação. Talvez haja necessidade de contratar alguma empresa para auxiliar na implantação e customização.

Custo de Manutenção

• BPMS

É preciso manter sempre um contrato vigente com um fornecedor para garantir o suporte técnico da solução e a atualização de versões. A quantidade de servidores de rede para manter a solução é grande.

• E-docs

O sistema está sendo desenvolvido pelo PRODEST e será mantido por ele com seu próprio corpo de funcionários.

• SEI

É preciso treinamento de pessoal para abarcar as tecnologias novas introduzidas pelo SEI. A depender da complexidade haverá necessidade de contratação de suporte técnico de terceiros.

Clique aqui e confira nosso FAQ (ainda em construção) com as principais dúvidas sobre o sistema.